EXest株式会社（東京都品川区、代表取締役：中林幸宏、以下EXest）と、一般社団法人 九州通訳・翻訳者・ガイド協会（福岡県福岡市、以下K-iTG）は、ガイドサービス提供における受発注プロセスを効率化するガイドデータベースを共同で構築。2024年9月９日より本格運用を開始いたします。

従来の受発注プロセスによる課題を解決！
K-iTGはこのたび、内部システムにEXestの提供するガイドマッチングサービス「WOW U」の機能を採用。2社共同で、ガイドデータベースを構築、運用することにいたしました。
近年ますます増加する訪日外国人旅行者。これに対応するため、質の高いガイドへの需要は高まっています。
しかし、従来のガイドサービスの受発注プロセスは、訪日外国人旅行者個人や、旅行代理店などの法人からガイドの依頼を受けたのち、所属するガイドや関係するガイドへ、メールやSNSのメッセージ機能などを介した労働集約的な方法が主流。以下で紹介するような様々な課題がありました。



案件は増えているものの、ガイドの立候補が少ないため失注してしまうことも・・


課題１.：案件をメール等で紹介するものの、ガイドのメール開封率や、返信率が低い
引き受けた案件はエリアやスケジュール、言語などにかかわらず、ガイド全員に一斉連絡をしています。結果的に大量の連絡がガイドに届くこととなり、メール開封率や、返信率が低いという課題がありました。

課題２.：案件が増えるからこそ、失注につながるケースも
ガイドに案件を認知してもらえないことで、失注につながるリスクもゼロではありません。案件が増え続けている現状では、労働集約的な案件の差配方法を続けること自体がリスクになっています。

課題３.：案件の進捗管理が煩雑
案件受託後は、個別にメールやSNSでやり取りするため、情報が散逸し、案件の進捗管理が煩雑になってしまいがち。
受注後のやり取りから、ガイディング、請求などのクロージングまで、案件ごとに管理ができるツールの構築で一元管理の必要性が高まってきています。

課題４.：顧客満足度が分からない
労働集約的に案件を受託している場合、ツアーガイド本人は旅行者からのレビューなどを直接受け取る機会がないことも。
結果的に、旅行者からガイド本人にフィードバックを伝えられていないなど、ガイディングを「やりっぱなし」になっているケースも少なくありません。ガイドの質の向上方法が分からないという課題がありました。

課題５.：事務局の業務負担が大きい
旅行者からの要望をまとめ、ガイドに連絡をし、ガイドからの連絡がない場合は個別にガイドへ連絡をする……といった業務が発生し、負担が多いことが課題として挙げられます。
また、案件差配の属人性が高いことも課題の1つです。

【新システムの特徴】フィルタリングで最適なマッチングを実現
新システムでは、ガイドの居住地、得意な分野やエリア、希望する時給、対応可能人数などの条件をデータベースとして管理し、その情報を元にフィルタリングを可能にし、より的確に、ガイドと旅行者とをマッチングさせることが可能です。



データベースによる一元管理とフィルタリングにより、各種案件を最適なガイド群へ案内。マッチング後も一元管理が可能に。


機能１.：ガイド情報のデータベース化
ガイドの皆さまの豊富な経験と専門知識を最大限に活用するため、詳細なプロフィールをデータベース化します。
言語スキル、ガイド歴、専門分野、得意なツアータイプ、旅行者からのレビューなど、多角的な情報を網羅することで、旅行者のニーズに最適なガイドをご紹介できます。
また、ガイド自身で簡単にプロフィールを更新できるため、常に最新の情報を維持することが可能です。さらに、ガイドの個人ページであるMy PageのURLを送付すれば、自分のキャリアや実績などを世界中に発信することも可能です。これまでは案件をまつ「受け入れガイド」が大多数でしたが、今後は自ら自分をアピールし、案件を獲得する「呼び込みガイド」に進化するサポートにもなります。



自団体の情報はもちろん、WOW Uに登録しているすべてのガイドに案件の紹介が可能


また、本機能は「WOW U」のenterprise用プラットフォームで閲覧すれば、ガイド協会側で、ガイドの検索や案件ごとのガイド募集、チャットによる仕事の詳細依頼などをすることも、もちろん可能です。
WOW U enterprise：https://www.wowu.travel/enterprise

機能２.：案件情報の一元管理機能


案件のステータスを細かく表示することで、ガイディング当日までにすべき事項を確認、ガイドによって案件の進め方にばらつきが出ない仕組みを構築

これまでメールなどでそれぞれ管理されていた案件を、データベース上で一元管理。

案件の進行度合い（ガイド募集中、ガイド決定済み、決済済み、ツアー概要作成済み、実施済など）を確認できるほか、旅行者の名前や人数、ツアー日時などもチェック可能です。

案件の進捗状況を視覚的に管理でき、重要な期日や作業を見逃すリスクを大幅に削減します。
ガイド側は過去の案件履歴も簡単に確認できるため、自身のキャリア管理にも役立ちます。

機能３.：条件に合致したガイドのみへ案件案内を配信


案件の紹介は既存のやり方、内容を踏襲。デジタルの力を活用する部分とこれまでのやり方を継続する部分を融合させ、使いやすい仕組みを開発

フィルター検索によって、ガイドと案件の要件をマッチング。
ガイドそれぞれに最適な案件のみを、ピンポイントで配信します。これにより、不要な案内メールが減り、ガイドからの応募率が高まります。
また、これまでのメール／SNSでの案件募集の場合、ガイドが案件に応募する際は、返信メッセージの文言を自分で考える必要がありました。

今回のシステムでは、「応募する」ボタンを1クリックするだけで応募できる仕組みを構築。

文言作成の一手間からガイドからの応募率が下がってしまう問題を解消し、マッチング率を上げやすい環境を作りました。

機能４.：旅行者とのチャット機能
システム上の操作のみで、旅行者に対するメッセージを送信可能です。メッセージはあらかじめ用意されたフォームに回答していくだけなので、作成も簡単なうえ、情報の抜け漏れも発生しづらいことが特徴です。
また、メッセージのやり取りは「ガイドの提案」→「概要の提案」→「決済」→「旅程の作成」と、あらかじめ決められた流れで進行するため、案件の進行管理にまつわるヒューマンエラーが起こりづらいのもポイントです。
事前の打ち合わせや、ツアー後のフォローアップも容易に行えるため、お客様との信頼関係構築に貢献します。
もちろん、セキュリティ対策も実施しています。


案件ごとのステータスを管理。重要な要素は一目でわかるように表示


海外のお客様とのやり取りは、SMSもしくはメールで対応。お客様がWOW UのID/PASS登録をしなくても利用できる仕組みを構築。お客様の参加のハードルを大幅に下げました。

機能５.：評価機能
ガイド終了後は、旅行者からレビューが入力されます。
評価を直接受け取れるため、サービス品質の向上や自身のスキルアップに活用できます。

ガイドの収益向上から顧客満足度アップまで、多面的な成果を実現
新システムでは、以下のような成果を見込めます。
1. 案件紹介の際のガイドからの応募率率向上、マッチング率向上
よりガイドそれぞれに適した案件が届くことで、ガイドからの積極的な参加が促進され、ガイドが立候補しないことによる案件の失注を防ぎます。

2. 事務局の業務効率化
システムの導入により管理業務を大幅に削減でき、旅行者にとてもガイドにとっても満足度を高めるための、ガイドサポートなど本質的な業務に注力できます。

3. 旅行者への最適なガイド紹介による、顧客満足度向上
ニーズに合ったガイドとのマッチングで、お客様の満足度も向上、ガイドの評価も高まり、リピーター獲得や今後の案件獲得にも貢献します。

4. ガイドの収益向上
効率的な案件獲得により、稼働率と収益の向上が期待できます。

5. データ分析による市場ニーズの把握
蓄積されたデータを活用し、将来的なサービス改善や新規サービス開発に活用できます。
全国規模のガイドネットワーク構築で、日本のおもてなし品質を世界へ
今回の連携を皮切りに、K-iTGの協力をいただきながら、将来的には全国の通訳案内士団体とも連携し、日本全国のガイド情報を網羅したデータベースを構築していきたいと考えています。

K-iTGとの共同開発で「現場の声」をシステムに反映させられたからこそ、ガイド協会にとって価値の高い仕組みを構築できています。多くの通訳案内士団体と連携し、より多くの旅行者に対して、高品質なガイドサービスを提供できるように努めてまいります。

■一般社団法人 九州通訳・翻訳者・ガイド協会（K-iTG）より
これまで煩雑だったガイド案件の管理が、WOW Uのシステムによって飛躍的に効率化されました。会員にとっても、より自分に合った案件が届くようになり、ガイドの機会が増えることを期待しています。また2026年2月のガイドの世界大会が福岡で開催されます（WFTGA）。
世界中から600名を超えるトップガイドが日本に集まり、各国のガイド状況などを紹介、プレゼンテーションします。その中でもK-iTGではWOW Uのシステムによる効率的、効果的なガイドマッチングを一つの事例として紹介し、日本のガイド産業のDXとして世界に発信ができればと思います。九州から日本全国へ、そして世界へ、ガイド産業を盛り上げ、「旅」により付加価値を提供できるサービスを提供していきたいと考えています。
■EXestより
K-iTG様との連携は、日本のガイド産業のDXを推進する上で大きな一歩になると考えています。今後も、テクノロジーの力で、人と人が繋がる素晴らしい体験を創造していきたいと思っています。日本のガイド産業にとってこれまでにないチャンスだと感じています。2026年2月のガイドの世界大会は、K-iTG様が主体となり日本の福岡へ誘致を成功させました。WOW Uが日本のガイドデータベースの基礎となり、ガイドの価値を向上、マッチングの精度やガイドにとって価値のあるサービスになることで、2026年2月にグローバルに展開ができると考えています。K-iTG様にとって使いやすいシステムとなるよう意見を交換しながら、ブラッシュアップを続けていければと思います。また、K-iTG様が日本通訳案内士団体連合会へ自信を持ってプレゼンテーションできるよう、EXestとして最大限寄り添って開発を進めたいと思います。

本件に関するお問い合わせ先
■ 一般社団法人　九州通訳・翻訳者・ガイド協会
所在地：福岡県福岡市南区玉川町13-28　鶴田ビル 4F
サイトURL：https://k-itg.or.jp/
メールアドレス：academy@k-itg.or.jp

■ EXest株式会社
所在地：東京都品川区東五反田5-22-33 TK池田山ビル 2F WeWork内
サイトURL：https://www.exest.jp/
WOW UサービスサイトURL：https://www.wowu.travel/
WOW U enterpriseサイトURL：https://www.wowu.travel/enterprise
メールアドレス：yukihiro.nakabayashi@exest.jp（担当：中林/ナカバヤシ）
電話番号：080-4023-9151（担当：中林/ナカバヤシ）

（※）文中の情報は、配信日現在のものです。
（※）本リリースに記載されている会社名、製品名、サービス名などは、それぞれ各社の商標または登録商標です。
（※）一般社団法人　九州通訳・翻訳者・ガイド協会（観光庁通訳案内研修登録研修機関第１号）（観光庁旅程管理研修登録研修機関第６６号）は、フリーランスの通訳・翻訳者・ガイド協会を守り、質の高い仕事を目指す会員の会員による会員のための協会です。通訳者・翻訳者・通訳案内士として活躍しています。
（※）WOW Uは、「あの人にしかできないガイド」を提供するガイドマッチングサービスです。その人としか行けない場所や、その人としかできない体験を楽しむ、海外旅行者向けのツアーを提供。有名な観光地だけを紹介するガイドブックとは一味違った「日本の楽しみ方」を提案しています。